Tilbakekalte krav, tvister og tilbakebetaling
Følg en godkjent retting etter at klienten er betalt. Hold saksbeslutning, finansiering, vederlagskorreksjon og faktisk refusjon adskilt.
En tilbakekalling endrer saksbehandlingen, men flytter ingen penger i banken. Økonomi må finne hva som er mottatt, hvem som har fått beløpet, og hvilken økonomisk retting foretakets ansvarlige faktisk har godkjent. En tvist er heller ikke i seg selv en ordre om refusjon.
Begynn med en beslutning som kan gjennomføres
Registrer saksreferanse, beslutning, virkningsdato, berørte beløpskomponenter og godkjenner. Angi om en utbetaling skal stoppes, et krav korrigeres eller et beløp tilbakebetales. Tilbakebetalingens mottaker og beløp trenger eget kontrollert grunnlag.
Økonomi trenger status og økonomisk følge, mens korrespondansen som begrunner tvisten kan bli i fagsystemet. Ikke kopier hele saken til fritekstfelt i regnskap eller driftslogger.
Regneeksempel: klientoppgjøret er gjennomført
I et syntetisk tilfelle har innbetaler betalt 10 000 kroner. Godkjent fordeling var 9 000 til klient og 1 000 i foretakets eget vederlag. Klienten har mottatt sine 9 000, og foretakets vederlag er overført til egen driftskonto.
Etter en senere avklaring godkjenner de ansvarlige i eksemplet at hele innbetalingen tilbakebetales. Klienten skal føre tilbake 9 000, og foretaket skal reversere sitt eget vederlag på 1 000.
| Spor som må lukkes | Kroner | Dokumentert hendelse |
|---|---|---|
| Tilbakeføring fra klient | 9 000 | Krav til klient og bekreftet mottak |
| Reversering av eget vederlag | 1 000 | Godkjent korreksjon i eget inntektsgrunnlag |
| Tilbakeføring fra driftskonto | 1 000 | Bekreftet bankoverføring til refusjonsoppgjøret |
| Refusjon til innbetaler | 10 000 | Godkjent mottaker og gjennomført bankbetaling |
Reverseringen av vederlaget og bankoverføringen på 1 000 er to forskjellige hendelser. Den første korrigerer økonomigrunnlaget, den andre stiller penger til rådighet for oppgjøret. De skal ikke skape to inntektsreduksjoner.
Pengene må være tilgjengelige i det konkrete oppgjøret
Anta at klienten først tilbakefører 6 000, mens foretakets 1 000 er overført. Det er da 7 000 mottatt til dette refusjonsoppgjøret, og 3 000 gjenstår fra klient. En godkjent refusjon på 10 000 er ennå ikke fullt finansiert på dette grunnlaget.
Ikke bruk en annen klients penger til å skjule mangelen. Foretakets ansvarlige må avklare eventuell annen finansiering og tillatt gjennomføring før betaling. I eksemplet avventes de siste 3 000 fra klient.
| Bankkontroll for refusjonsoppgjøret | Kroner |
|---|---|
| Første tilbakeføring fra klient | 6 000 |
| Overført fra egen driftskonto | 1 000 |
| Senere tilbakeføring fra klient | 3 000 |
| Tilgjengelig til godkjent refusjon | 10 000 |
| Gjennomført refusjon | −10 000 |
| Gjenstående beløp i dette oppgjøret | 0 |
Avstem både klientens tilbakeføring, foretakets korreksjon og betalingen til innbetaler. At klienten har betalt sine 9 000 tilbake, beviser ikke at innbetaler har fått refusjonen.
Når betalingen avvises eller statusen mangler
En sendt betalingsfil er ikke gjennomført refusjon. Ved avvisning beholdes oppgjøret åpent, og mottakeropplysningene kontrolleres før ny godkjenning. Hvis resultatet er ukjent, må banken avklare status før betalingen sendes igjen.
Koble den nye bankreferansen til samme refusjonsbeslutning. Klientoppgjørsguiden beskriver betalingskontrollen. Feilrettingsguiden dekker avbrutt overføring.
En sak som gjenåpnes beholder historikken
En senere beslutning om videre behandling må vise den tidligere innbetalingen, tilbakeføringen og refusjonen. Ikke gjenopprett det opprinnelige åpne beløpet bare ved å endre saksstatus. Foretakets fagansvarlige fastsetter det nye gyldige grunnlaget.
Kontroller at en gammel betalingsreferanse ikke oppretter en ny sak ved porteføljeimport. Ta også vederlagskorreksjonen med i foretakets marginrapport, uten å telle refusjonsstrømmen som ny kostnad for klientens andel.