Kontrollert import av inkassoporteføljer

Avstem godkjente saker, duplikater og avviste linjer hver for seg. Følg antall og beløpskomponenter gjennom retting før porteføljen aktiveres.

En importkvittering må forklare både hva som kom inn og hva som ble holdt utenfor. «Filen er behandlet» er utilstrekkelig når noen linjer er avvist, andre er duplikater og resten har blitt nye saker. Hold teknisk mottak, faglig godkjenning og aktivering som separate hendelser.

Avtal identiteten før første import

Bruk kildesystem, klient og kildens stabile saks-ID til å gjenkjenne saken. Filnavn eller radnummer er ikke nok: samme sak kan flyttes til en ny fil eller en annen rad. Dokumenter hvordan en endring av en eksisterende sak skilles fra en ny sak.

Ta vare på juridisk eier, valuta, beløpskomponenter og skjæringsdato. Et beløp uten komponenttype skal ikke automatisk bli hovedkrav. Eksportguiden viser feltgrunnlaget.

Regneeksempel med duplikater og karantene

En syntetisk leveranse inneholder 500 linjer med en bruttosum på 1 000 000 kroner. To linjer gjentar saker som også finnes blant de øvrige linjene. Tre andre mangler dokumentert klientkobling og holdes i karantene. Resten består av 495 forskjellige saker som passerer den avtalte tekniske kontrollen.

Bruttosummen inkluderer de gjentatte linjene og er derfor ikke en godkjent porteføljesaldo. Den brukes til å forklare hele filen. Etter at gjentakelsene er utelatt, er det 498 forskjellige saker på 996 000 kroner, hvorav tre fortsatt mangler godkjent kobling.

Hvis en gjentatt ID har et annet beløp, er den ikke bare en ufarlig kopi. Hold den som en versjonskonflikt til kilden forklarer hvilken hendelse som gjelder. Ikke velg siste rad uten en avtalt endringsmodell.

Beløpet må også stemme per komponent

For de 495 aksepterte sakene viser godkjent kildegrunnlag 900 000 i hovedkrav, 60 000 i renter og 30 000 i andre særskilt identifiserte komponenter. Summen er 990 000. Kontroller samme oppdeling i mottakeren, sammen med klient og valuta.

Saksansvarlig må ha godkjent hva hver komponent betyr. At totalen stemmer, beviser ikke at et rentebeløp havnet i rett felt eller hos riktig klient.

Rett de tre sakene uten å importere alt på nytt

Kilden leverer kontrollert klientkobling for de tre sakene på 6 000. I dette eksemplet endres ingen beløp. Rettingen godkjennes og legges til med de opprinnelige saksidentitetene.

De to gjentatte linjene gir fortsatt ingen nye saker. Hvis hele originalfilen sendes igjen, skal mottakeren gjenkjenne de 498 eksisterende sakene, slik at antall og saldo blir uendret. Ved ukjent mottaksstatus brukes feilrettingsløpet.

En avvist sak som ikke kan rettes, blir stående utenfor. Dokumenter da den avtalte avgrensningen og nye kontrollsummer. En tom feilliste er ikke et mål dersom den bare oppnås ved å slette avvisningene.

Kontrollen før aktivering

La den som avstemmer hente antall og komponenter fra mottakeren, uavhengig av importfilens egne summer. Klientens leveranse, teknisk resultat og foretakets faglige godkjenning må kunne gjenfinnes med samme kjøringsreferanse.

Bevar en kort kvittering med kildereferanse, dato, antall, beløp per komponent, unntak og godkjenning. Detaljerte person- og saksopplysninger blir i det tilgangsstyrte faggrunnlaget; driftsloggen trenger status og referanser.

Foretakets ansvarlige godkjenner kravgrunnlag og eventuell aktivering for videre saksbehandling. Teknisk import er ikke slik godkjenning. Prøv ordinær levering, gjentatt fil, korrigert sak og avbrudd i aksepttesten.

Når betalinger kommer, brukes klientoppgjøret til fordeling og bankavstemming. Hvis saken senere tilbakekalles, viser retur- og tvisteløpet hvordan de økonomiske sporene beholdes.

Planlegg også kapasiteten ved overtakelsen før en stor portefølje får startdato.