Klientoppgjør i inkassoforetaket

Avstem mottatt betaling, godkjent fordeling og utbetaling per klient. Følg venteposter og avviste oppgjør helt fram til forklarbar saldo.

Avstemmingen må vise hva foretaket har mottatt, hvordan beløpet er fordelt og hva som faktisk er gjort opp med klienten. Begynn med saksregisterets godkjente grunnlag. En samlet bankbeholdning forklarer ikke hvem pengene tilhører.

Følg fire separate hendelser

1. Betalingen mottas og knyttes sikkert til en sak.
2. Godkjent saksfordeling angir komponenter og mottakere.
3. Klientoppgjøret opprettes og sendes til betaling.
4. Bankstatus bekrefter gjennomføring eller avvisning.

Disse hendelsene kan skje på ulike datoer. Bevar dem hver for seg, slik at en betaling på vei ikke ser ut som en endelig utbetaling.

Regneeksempel med ett avvist oppgjør

Anta at foretakets godkjente saksgrunnlag fordeler en mottatt betaling på 20 000 kroner slik: 18 500 til klient og 1 500 i foretakets eget vederlag. Beløpene er et arbeidseksempel på avstemming; den faktiske fordelingen må følge gyldig krav- og avtalegrunnlag.

Av klientbeløpet blir 17 000 gjennomført i banken. De siste 1 500 blir avvist.

Et rapportfelt som bare sier «sendt 18 500» vil her gi feil bilde. Det må være mulig å se at 1 500 fortsatt ikke er oppgjort.

Avstem per klient og per valuta

Sammenlign klientens inngående saldo, godkjente nye bevegelser og gjennomførte oppgjør. Kontroller antall og beløp. Et lavt nettoavvik kan skjule to store forskjeller med motsatt fortegn.

Utlign ikke en klients differanse med en annens overskudd. Hold også ulike valutaer adskilt før omregning. Både saksregister, oppgjørsrapport og hovedbok må bruke en kjent skjæringsdato.

Ufordelte innbetalinger trenger en egen liste

Hvis betalingsreferansen ikke er entydig, skal ikke økonomi velge en sak bare fordi beløpet ligner. Registrer bankreferanse, mottaksdato, beløp og valuta i et kontrollert avviksløp. Begrens opplysningene til det som trengs for å identifisere betalingen.

Når fordelingen senere godkjennes, behold koblingen til originalbetalingen. Fordelingen er en registerhendelse uten ny bankbevegelse. Integrasjonen må derfor håndtere at pengene allerede er mottatt og ført ett sted.

Retting og ny betaling

For det avviste oppgjøret i eksemplet må ansvarlig avklare årsaken og kontrollere mottakergrunnlaget før ny utbetaling godkjennes. Undersøk først om banken faktisk avviste betalingen eller om status bare mangler. Et ukjent resultat krever avklaring, slik at en gjennomført betaling ikke blir sendt en gang til.

Ved ny gjennomføring kobles bankreferansen til det åpne oppgjøret. Kontroller deretter at restbeløpet reduseres i alle berørte oversikter. En manuell hovedbokspost alene lukker ikke saksregisterets betalingsoppgave.

Tilbakekalling etter at klienten er betalt

Hvis saken endres etter gjennomført oppgjør, må beslutningen og den økonomiske følgen behandles sammen. Bevar opprinnelig fordeling, faktisk utbetaling og godkjent korreksjon. Ikke la en statusendring slette historikken.

Foretakets saks- og klientmiddelansvarlige godkjenner kravgrunnlag, fordeling og oppgjør. Økonomi og teknisk støtte skal kunne følge dette grunnlaget og vise hva som gjenstår. Se tilbakekallinger og tvister.

Bruk avstemmingen i månedsarbeidet

Lukk kontrollen først når saldoene er forklart og gjenstående poster har navngitt oppfølging. Rapporter klientmidler atskilt fra foretakets eget vederlag og frie likviditet. Marginveiledningen og månedsavslutningen viser videre bruk av tallene.

Før første oppgjør for en ny portefølje, kontroller at importkvitteringen forklarer avgrensningen. En manglende sak løses ikke ved å flytte differansen til en annen klients saldo.