Planlegg kapasitet og fravær i økonomiarbeidet

Få oversikt over arbeidstoppene og hvem som kan overta, før dere tar inn en ny portefølje eller en nøkkelperson blir borte.

Gjennomsnittlig tidsbruk skjuler ofte de travleste dagene. Lønn, klientoppgjør og månedsavslutning kan komme samtidig. Legg derfor arbeidsmengden på de ukene den faktisk må utføres, og skill mellom utføring, kontroll og godkjenning.

Lag en ukeplan over leveransene

Begynn med faste kjøringer og kundeløfter. Ta med tidspunktet grunnlaget normalt kommer, tiden arbeidet tar, hvem som kan utføre det og hvem som må kontrollere resultatet. Sett av tid til åpne feil, sene filer og rettinger.

Antall tilgjengelige timer må gjelde tid som faktisk kan brukes på leveransene, etter møter, opplæring og annet arbeid. At en person er på jobb, betyr ikke at hele dagen er ledig kapasitet.

Kan dere ta inn den nye porteføljen nå?

I et regneeksempel har teamet 80 leveransetimer tilgjengelig i en bestemt uke. Ordinære oppgaver krever 60, og 10 timer er satt av til kjente avvik. En ny kundestart trenger 25 timer. Planen krever da 95 timer, 15 mer enn tilgjengelig.

Velg mellom å flytte oppstarten, dele den i godkjente etapper eller skaffe ekstra kapasitet med riktig kompetanse. Ikke regn de 10 avvikstimene som ledige dersom sakene fortsatt må løses. Avklar også om den som kontrollerer arbeidet har tid; flere utførende løser ikke en kø hos én godkjenner.

Kundestartguiden hjelper med etappeinndeling. Når datarydding tar kapasiteten, gå til porteføljeimport eller datamodellen.

Bygg en stedfortreder som kan gjøre jobben

For hver kritisk oppgave bør en annen person kunne finne riktig kilde, utføre kontrollen og se hvem som godkjenner. Skriv en kort kjørebeskrivelse med tidspunkt, kontrollsummer, åpne avvik og hva som skal stoppe en kjøring.

Prøv overleveringen før ferie eller fravær. La stedfortrederen følge én avsluttet periode, hente grunnlaget og forklare forskjellene. Kontroller at tilgangene virker uten å dele personlige brukerkontoer. Tilgangsguiden dekker dette oppsettet.

Beskytt tid til kontroll

En travel uke er et dårlig tidspunkt å la den som registrerer alt også godkjenne alle utbetalinger uten annen kontroll. Planlegg kontrollrollen og fullmaktene sammen med selve arbeidet. Ved fravær må godkjenningen fortsatt ha en navngitt eier.

Del avvikslisten etter hva som stopper lønn, betaling eller avslutning, og hva som kan vente. Angi konsekvens og neste handling. Det gjør prioriteringen synlig for ledelsen i stedet for at den blir en uformell avgjørelse hos medarbeideren med lengst innboks.

Følg faktisk tidsbruk etter toppen

Sammenlign planlagt og brukt tid per oppgavetype. Undersøk om merarbeidet skyldtes økt volum, manglende grunnlag eller en engangsopprydding. Det gir et bedre valg mellom nyansettelse, kjøpt hjelp og forbedret rutine.

Lønnsrutinen og månedsavslutningen gir arbeidslistene. Vil dere sette bort regnskap, lønn eller avstemming, se tjenestene våre.