Lønnsgrunnlag, roller og variable tillegg
Få en lønnsrutine som håndterer personalendringer, variable tillegg og rettinger med godkjent grunnlag og kontroll mot bank og regnskap.
En god lønnsrutine gjør det tydelig hvem som leverer grunnlaget, hvem som godkjenner, og hvem som kontrollerer resultatet. For finans- og forsikringsforetak er variable tillegg særlig viktig når de bygger på provisjon eller andre tall som kan bli korrigert senere.
Bygg en fast leveranse før hver kjøring
Avtal interne datoer for personalendringer, tid, fravær, utlegg og variable beløp. Lønnsansvarlig trenger å vite hva som er endelig godkjent, og hva som fortsatt er under behandling. En e-post med «ta med dette også» uten periode og godkjenner er et svakt grunnlag.
| Grunnlag | Kontrollen før kjøring |
|---|---|
| Fastlønn og stilling | Godkjent avtale eller endring og virkningsdato |
| Nyansatt eller sluttet | Riktig start/slutt og oppgaver som gjenstår |
| Variabelt tillegg | Beregningsperiode, beløp og godkjenning |
| Tid og fravær | Fullstendig registrering og avklarte avvik |
| Reise og utlegg | Dokumentasjon, betaler og kostnadseier |
Opplysninger om arbeidsforhold og lønn skal behandles i avtalte systemer og kanaler. Oppdragsreferanser er ofte nok i økonomirapporten; detaljer fra kunde- eller skadesaker hører ikke hjemme på lønnslinjer.
Eksempel med et korrigert tillegg
En medarbeider har et godkjent variabelt tillegg på 8 000 kroner for en periode. Etter at lønn er kjørt, kommer en endring i provisjonsgrunnlaget. Den ansvarlige må først avgjøre om og hvordan endringen skal påvirke tillegget etter gjeldende avtale og godkjenningsprosess.
Bevar deretter:
- opprinnelig beregning og godkjenning
- det korrigerte faggrunnlaget og årsaken
- nytt godkjent lønnsgrunnlag med periode
- referanse til kjøringen der rettingen behandles
Ikke overskriv de opprinnelige 8 000 i en gammel fil. Da blir det vanskelig å forklare forskjellen mellom utbetalt beløp og senere beregning. En omstridt beregning skal avklares før den blir en automatisk lønnspost.
Kontroller personer før totalen
Sammenlign ansatte i kjøringen med forrige periode. Finn nyansatte, sluttede og personer med uventet nullbeløp eller stor endring. Et likt totalbeløp kan skjule at én person har fått for mye og en annen for lite.
Se særlig på endringer i bankkonto og mottakergrunnlag. Følg foretakets godkjente kontrollrutine før utbetalingsfilen godkjennes. Den som registrerer endringen bør ikke alene kunne omgå kontrollen som er avtalt for betalingen.
Avstem godkjent lønn mot bank og regnskap
Etter kjøringen sammenlignes godkjent utbetalingssum med det som faktisk er gjennomført i banken. Avviste utbetalinger blir egne åpne oppgaver. Kontroller deretter at regnskapsgrunnlaget fra kjøringen er overført én gang og med riktig enhet og periode.
Lønnsansvarlig følger også innrapportering og gjeldende plikter i den avtalte rutinen. Når det finnes feil, må både kjøring, rapporteringsstatus og regnskapsvirkning vurderes. En manuell regnskapspost alene korrigerer ikke en feil lønnsoppgave.
Rollebytte og avslutning
En medarbeider kan trenge sluttoppgjør etter at tilgangen til drifts- og kundesystemer er stengt. Hold disse oppgavene adskilt. Overlever også planlagte kjøringer, godkjennere og hvem som mottar varsler hvis lønnsansvarlig byttes ut.
En regnskapsfører kan hjelpe med lønn som en egen del av økonomioppdraget. Beskriv ansatte, dagens system og hvem som leverer grunnlaget når dere tar kontakt med Valir. Bruk tid og utlegg og månedsavslutningen som videre arbeidslister.
Bruk kapasitetsplanen når lønn og månedsavslutning konkurrerer om de samme medarbeiderne.