Tid, reise og utlegg uten kundedata på avveie
Følg kostnader til oppdrag og intern drift med presise referanser, godkjenning og begrenset informasjon i lønns- og økonomisystemet.
En reiseregning kan trenge oppdragsreferanse og formål, men behøver ikke inneholde detaljer om kundens finansielle situasjon eller skadesak. Bruk en intern referanse som autoriserte personer kan slå opp i rett system.
Kundeoppdrag og intern opplæring
En medarbeider bruker seks timer på kundeleveranse og to på intern opplæring. Begge deler er arbeidstid, men bare det avtalen tillater kan danne fakturagrunnlag. Et timeregister bør skille type arbeid fra om posten er godkjent for fakturering.
| Registrering | Riktig bevis |
|---|---|
| Tid | Dato, aktivitet og oppdragsreferanse |
| Reise | Formål og nødvendige reisedetaljer |
| Utlegg | Kvittering, betaler og kostnadseier |
| Viderefakturering | Avtalegrunnlag og kundeaksept |
Ikke betal to ganger
Samme kvittering kan komme både via firmakort og medarbeiderens utlegg. Kontroller betalingsmåte og tidligere registrering før refusjon. Et lesbart bilde alene viser ikke hvem som faktisk bar kostnaden. Hvis en kvittering blir rettet, behold koblingen til originalen og dokumenter hva som endret seg.
Perioder og godkjenning
Sett et internt skjæringstidspunkt for levering, kontroll og lønnskjøring. Sene utlegg får en definert neste behandling, slik at ingen gjetter hvilken periode de skal i. Satser og avgifts- eller skattebehandling fastsettes etter gjeldende offisielt grunnlag av ansvarlig fagperson; denne rutinen handler om å levere de faktiske opplysningene som vurderingen krever.