Fra ny kunde til første riktige faktura
En ny kunde skal få avtalt leveranse og riktig faktura, uten at viktige oppgaver blir liggende mellom salg, fag og økonomi.
Når et kundeforhold er godkjent for oppstart, skal det også fungere i hverdagen. Salg har lovet en leveranse, fagteamet trenger et startgrunnlag og økonomi må vite hvem som skal faktureres. Samle de praktiske valgene før første fil, rapport eller abonnement settes i drift.
Lag ett oppstartskort som alle kan bruke
Start med juridisk kunde og fakturamottaker. Et konsernnavn er ofte ikke presist nok når avtalen gjelder ett bestemt selskap. Legg til produkt, oppstartsdato, kontaktperson, prisversjon og lenke til den signerte avtalen.
| Beslutning | Hva som må være klart |
|---|---|
| Leveranse | Hva kunden faktisk får, og hvor ofte |
| Startgrunnlag | Hvilke data, avtaler eller saker som skal overtas |
| Aksept | Hvem som bekrefter at leveransen er mottatt |
| Pris | Fastbeløp, volum, tillegg og tidspunkt for avregning |
| Faktura | Juridisk mottaker, referanse og leveranseperiode |
| Oppfølging | Hvem som tar mangler og endringsbestillinger |
Bruk dokumentreferanser til kundens faggrunnlag. Detaljene skal ligge der de brukes, mens oppstartskortet gir teamet oversikt over neste oppgave.
Tilpass starten til det dere selger
For et forvaltningsmandat er avtalens virkningsdato, honorargrunnlag og rapportmottaker viktige. For en administrasjonstjeneste trenger dere bestilling, leveranser og godkjenning av tilleggsarbeid. For en datatjeneste må produkt, måleperiode og inkludert forbruk være kjent.
Ikke gjenbruk samme oppstartssjekk ukritisk. En kunde som leverer en portefølje til import trenger også en bekreftelse på hva som faktisk er mottatt. En kunde som kjøper tilgang til data trenger fungerende rettigheter og en test av målingen som brukes på fakturaen.
Mandatguiden og porteføljeimporten gir to ulike oppstartsløp.
Bestem hva som skjer når underlaget kommer sent
En kunde ønsker start fra mandag, men mangler en del av avtalt leveransegrunnlag. Velg og dokumenter om hele starten skal flyttes, om en navngitt del kan begynne, eller om teamet først skal rydde materialet.
Ved delvis start må faktureringen følge det som faktisk er avtalt. Skriv hvilke produkter og perioder som starter nå. Da unngår dere at full månedsfakturering går i gang fordi én generell kundestatus ble satt til «aktiv».
Hvis datarydding er ekstraarbeid, skal den bestilles med innhold og pris. Tjenesteprisen bør være klar før oppstarten blir et løpende merarbeid.
Prøv første faktura før den sendes
Ta én konkret kundeleveranse fra bestilling til fakturagrunnlag. Kontroller kunde, produkt, periode, pris og eventuell godkjenning. Sammenlign med det kunden forventer å motta.
Ved forbruksbetaling bør dere prøve både inkludert volum, ekstra bruk og en korrigert måling. Ved fast honorar kontrolleres delperiode og datoen en ny pris begynner å gjelde. Kredittopplysningsguiden og forvaltningshonoraret viser beregningsgrunnlaget.
Lukk oppstarten med en kort overlevering
La leveranseteamet og økonomi bekrefte at kunden er kommet inn i den ordinære rytmen. Åpne oppgaver trenger ansvarlig og avtalt dato: en manglende fil, et uavklart tillegg eller en fakturareferanse som fortsatt må rettes.
Følg opp første betaling og spør om kunden fikk det som var avtalt. Tilbakemeldingen kan avsløre noe en teknisk import ikke fanger opp, som feil rapportmottaker eller et fakturagrunnlag kunden ikke kjenner igjen. Bruk funnene til å gjøre neste kundestart enklere.