Kontroller grunnlaget for forvaltningshonorar
Avstem prisversjon, beregningsgrunnlag, faktura og betaling. Håndter senere verdiendringer uten å overskrive det opprinnelige honoraret.
Et honorar må kunne gjenskapes fra avtalen som gjaldt og verdigrunnlaget som faktisk ble brukt. Bevar derfor prisversjon, periode og godkjent beregning. Bankinnbetalingen er siste del av kontrollen, ikke beviset for at honoraret var riktig.
Fire spørsmål før fakturering
| Kontroll | Dokumentasjon |
|---|---|
| Riktig mottaker | Kunde, juridisk enhet og signert mandat |
| Gyldig pris | Avtaleversjon og virkningsdato |
| Riktig beregningsgrunnlag | Kilde, periode og godkjent verdi |
| Fullstendig leveranseperiode | Oppstart, avslutning og eventuelle delperioder |
Når et honorar er verdibasert, må avtalen definere hva grunnlaget inkluderer. Gjennomsnitt, sluttdato og kapitalhendelser kan gi forskjellige beregninger. Resultatavhengige honorarer trenger en særskilt godkjent modell; de skal ikke beregnes som en enkel sats på dagens verdi.
Eksempel med fast månedsbeløp
Et mandat har et avtalt månedsbeløp på 30 000 kroner. En godkjent endring øker prisen til 36 000 fra neste måned. Grunnlaget må vise begge prisversjoner og datoen for overgangen.
Hvis første faktura med ny pris kommer én måned for tidlig, er differansen 6 000. En senere betaling som matcher den feilaktige fakturaen løser ikke feilen i beregningsgrunnlaget. Rett fakturaen og avtaleoppsettet, og kontroller neste kjøring.
Sen verdikorreksjon må ha originalreferanse
Anta at en godkjent beregning har gitt 40 000 i honorar. Et senere korrigert faggrunnlag gir 38 000 for samme periode. Bevar begge beregninger og årsaken til forskjellen på −2 000.
| Del av sporet | Hva som må finnes |
|---|---|
| Opprinnelig beregning | Avtale, verdikilde og godkjenning |
| Endret faggrunnlag | Ny versjon, dato og forklaring |
| Godkjent korreksjon | Beløp, periode og hvem som godkjente |
| Faktura eller kreditnota | Referanse til originalt krav |
| Oppgjør | Bankbevegelse eller motregning mot dokumentert post |
Hvis korreksjonen er registrert som en åpen post før neste betaling, skal oppgjøret lukke denne posten. Det skal ikke opprette samme reduksjon en gang til. Kontroller derfor hva både underregister og hovedbok allerede har behandlet.
Se etter det som mangler
Sammenlign aktive mandater med forventet fakturagrunnlag. Da finner dere avtaler som ikke kom med i kjøringen. Gå også fra fakturerte linjer tilbake til avtalen for å finne linjer som mangler gyldig grunnlag.
Avsluttede mandater bør inngå som kontroll. Systemet skal kunne beholde historikken og behandle et godkjent etteroppgjør, uten å starte ordinær månedsfakturering igjen. En sluttdato for datatilgang er heller ikke nødvendigvis samme dato som siste økonomiske oppgjør.
Avstem forvalterens inntekt og kontanter
Skill honorargrunnlag, fakturert beløp og bankbetaling. Fondets kapitalinnbetalinger hører til et eget økonomisk spor. Forvalterens reskontro må vise åpne krav og korreksjoner med riktig motpart.
Ved perioderapportering må regnskapsansvarlig vite hvilket honorargrunnlag som er endelig, og hvilke verdier som kan bli korrigert. Vis åpne spørsmål i en liste med beløp, årsak og ansvarlig. Neste periode kontrolleres både rettingen og den nye ordinære beregningen.
Mandatguiden dekker avtalen. Kostnad per mandat bruker tallene til lønnsomhet, mens fond og forvalter viser enhetsfordelingen.