Fra signert mandat til avsluttet oppdrag
Lag et kontrollspor for kunde, fullmakter, honorar og avslutning uten å blande administrasjon med investeringsbeslutninger.
Mandatregisteret skal fortelle hvilke administrative handlinger som er tillatt, hvem som godkjenner og hvilken avtale som gjelder. Knytt hver kunde til rett juridisk avtale og sikker dokumentreferanse.
En endring kan påvirke mer enn fakturaen
En kunde flytter deler av et mandat til en annen leverandør. Avtalt honorar, datatilgang og rapportmottakere kan endres på ulike datoer. Bruk separate virkningsdatoer; én generell avslutningsdato kan stoppe nødvendig rapportering eller videreføre unødvendige tilganger.
| Fase | Administrativ kontroll |
|---|---|
| Oppstart | Signert avtale, godkjente fullmakter og datakilder |
| Ordinær drift | Aktiv versjon, honorargrunnlag og leveransemottaker |
| Endring | Hvilke deloppgaver endres og fra når? |
| Avslutning | Siste faktura, rapport, eksport og tilgangsstenging |
Avslutt med et restanseregnskap
Lag en oversikt over utestående honorar, avtalte leveranser som gjenstår og data som fortsatt må være tilgjengelige. Kunden skal ikke bare forsvinne fra listen over aktive mandater. Bevar nødvendig historikk i henhold til avtalte og lovpålagte krav, med tilgang begrenset etter oppgaven.
Test en utløpt fullmakt
Et godt testsaksett inkluderer et aktivt mandat, et endret mandat og et avsluttet mandat. Kontroller at en gammel tilgang ikke kan brukes til nye handlinger, samtidig som godkjent historikk fortsatt kan hentes. La mandatansvarlig bekrefte hvilke fullmakter som er aktive på testdatoen, og kontroller at systemet følger dem.
Neste arbeidssteg
Ved en ny kunde bruker dere oppstartsplanen for kundeleveransen.