Timer og oppdrag for risiko- og skadevurderere
Følg bestilling, tilleggsarbeid, rapportaksept og betaling i vurderingsforetaket. Hold fagrapporten adskilt fra grunnlaget som økonomi trenger.
Når et foretak leverer risiko- eller skadevurdering for en forsikringsoppdragsgiver, må økonomi kunne se hva som er bestilt, hva som er levert og hva som er godkjent for fakturering. Fagrapportens innhold og leveransens økonomiske status trenger hvert sitt kontrollspor.
Bestillingen må skille fast arbeid fra endringer
Bevar kunde, juridisk avtalepart, oppdragsreferanse, leveranse, prisgrunnlag og avtalt aksept. Registrer også hvem hos kunden som kan bestille tillegg. En forespørsel fra en saksbehandler er ikke nødvendigvis en godkjent endringsbestilling.
I regneeksemplet har foretaket avtalt 18 000 kroner for en befaring og rapport. Kunden bestiller deretter en ekstra befaring med godkjent tillegg på 6 000. Ytterligere arbeid vurderes internt til 4 800, men er ennå ikke bestilt av kunden.
| Oppgave | Beløp i eksemplet | Bestillingsstatus |
|---|---|---|
| Opprinnelig befaring og rapport | 18 000 | Godkjent |
| Ekstra befaring og tillegg | 6 000 | Godkjent endring |
| Foreslått ekstraarbeid | 4 800 | Ikke godkjent |
| Samlet godkjent bestilling | 24 000 | Kan følges som avtalegrunnlag |
Beløpet på 4 800 skal ikke automatisk inn i fakturagrunnlaget. Gi den åpne forespørselen en eier og avklar om arbeidet skal bestilles, omfanget endres eller foretaket selv bærer kostnaden.
Rapportversjon er ikke det samme som kundeaksept
En rapport kan være sendt, returnert for retting, faglig ferdig og akseptert på forskjellige datoer. Bruk tydelige statuser. Hvis avtalen knytter betaling til en bestemt leveranse eller godkjenning, må denne kunne dokumenteres.
Behold original rapportreferanse og nye versjoner i fagsystemet. Økonomi trenger normalt referansen, leveransestatus og godkjent beløp, ikke sensitive detaljer fra skadesaken. Et langt fritekstfelt på fakturaen er et dårlig sted å lagre fagrapporten.
Delaksept og delbetaling i samme oppdrag
Anta at kunden har akseptert hovedleveransen på 18 000, mens tillegget på 6 000 fortsatt venter på avtalt aksept. Foretaket fakturerer hovedleveransen og mottar 9 000.
| Økonomisk oversikt på dette tidspunktet | Kroner |
|---|---|
| Godkjent bestilling | 24 000 |
| Akseptert leveranse | 18 000 |
| Fakturert | 18 000 |
| Mottatt betaling | 9 000 |
| Åpent fakturert krav | 9 000 |
| Bestilt tillegg som avventer aksept | 6 000 |
Det er to ulike oppfølgingsoppgaver: betaling av 9 000 og aksept av leveransen på 6 000. De skal ikke blandes i én generell restsaldo.
Når tillegget blir akseptert og fakturert, og kunden betaler de resterende 15 000, er samlet fakturert og betalt 24 000. Det foreslåtte, ikke-godkjente arbeidet på 4 800 inngår fortsatt ikke. Hvis kunden i stedet bestrider en del, registreres årsak og konkret beløp uten at originalfaktura eller leveransehistorikk overskrives.
Underleverandør, reise og egen tid
En ekstern fagpersons faktura må knyttes til oppdragsbestillingen og mottatt leveranse. Kontroller om kostnaden er foretakets egen eller skal viderebelastes etter avtalen. Det samme gjelder reise og andre utlegg.
Registrer tid med oppdragsreferanse og aktivitet. Del gjerne befaring, rapportskriving, avtalt tillegg og retting, slik at et avvik mot estimatet kan forklares. Mange rettetimer kan skyldes uklart mandat eller manglende kundegrunnlag; fakturerte timer alene sier ikke nok om produktivitet.
Gjør avslutningen komplett
Før oppdraget lukkes, sammenlignes godkjent bestilling, leveranseaksept, fakturaer, kreditnotaer og betaling. Avklar også utestående leverandørkostnader og om rapportrettinger gjenstår. Et oppdrag kan være ferdig betalt uten at alle faglige leveranser er lukket, eller omvendt.
Fakturakontrollen i forsikringsadministrasjon og tid og utlegg gir videre arbeidssteg. For egne honorarer på administrasjonsoppdrag, se skadeadministrasjon.
Bruk prissettingen av oppdragstjenester når gjentatt ekstraarbeid gjør det vanskelig å holde marginen.