Leverandørfakturaer i forsikringsadministrasjon
Kontroller bestilling, sakstilknytning og kostnadseier før leverandørfakturaer fra administrasjon eller skadeoppdrag godkjennes.
En faktura knyttet til en forsikringssak kan tilhøre forsikringsgiveren, administrasjonsleverandøren eller en annen avtalepart. Bestem dette fra avtalen og bestillingen før økonomisystemet foreslår kontering. Saksreferansen alene sier ikke hvem som eier kostnaden.
Samlefaktura med flere eiere
En leverandør sender en illustrert samlefaktura på 45 000 kroner. Linjer for 30 000 gjelder oppdragsgiverens saker, mens 15 000 gjelder administrasjonsleverandørens egen drift. Hele fakturaen må ikke automatisk føres som egen driftskostnad fordi den kommer til én e-postadresse.
| Kontrollpunkt | Underlag |
|---|---|
| Riktig fakturamottaker | Juridisk part fra bestilling |
| Levert arbeid | Bekreftet leveranse eller milepæl |
| Kostnadseier | Avtale og godkjent fordeling |
| Betaling | Fullmakt og riktig betalingsmottaker |
Del opp godkjenningen
Faglig mottak kan bekrefte at arbeidet er levert. Økonomi kontrollerer faktura, periode og kostnadseier. Betalingsgodkjenner følger fullmakten. Ved uenighet bør tvisten stoppe de berørte linjene og bli synlig, ikke skjules ved å flytte dem til en generell konto.
Korreksjoner etter oppgjør
En kreditnota må kobles til opprinnelig faktura og den samme fordelingslogikken. Kontroller også eventuell viderebelastning til oppdragsgiver. Hvis bare leverandørreskontroen korrigeres, kan oppdragsgiver fortsatt bli belastet for for mye. Avslutt først når begge spor er forklart og bekreftet.