Forsikringsprovisjon med etteroppgjør
Avstem ny provisjon, tilbakeføringer og netto bankoppgjør. Følg avvik til riktig avtale, polise og tidligere oppgjør.
Avstem provisjon i to omganger. Først kontrollerer du at oppgjøret bygger på riktig avtale og riktige hendelser. Deretter forklarer du hvordan brutto komponenter blir til innbetalingen på bank. En bankmatch alene sier ikke om honorargrunnlaget er korrekt.
Begynn med hele oppgjørsrapporten
Rapporten bør vise forsikringsgiver, oppgjørsperiode, valuta, mottakende foretak og en identitet som gjør hver linje mulig å følge. Behold pris- eller avtaleversjonen som gjaldt, særlig når en tidligere polise korrigeres etter at satsen er endret.
| Linje i et regneeksempel | Kroner | Kontrollgrunnlag |
|---|---|---|
| Ny provisjon | 50 000 | Aktive avtaler og godkjente polisehendelser |
| Tilbakeføring | −6 000 | Referanse til tidligere oppgjør |
| Forventet bankoppgjør | 44 000 | Sum av dokumenterte komponenter |
| Faktisk innbetaling | 44 000 | Bankreferanse og betalingsdato |
Oppgjøret stemmer mot banken. Det gjenstår likevel å kontrollere at 50 000 er fullstendig og at 6 000 er tilbakeført på riktig grunnlag.
Sjekk begge veier
Gå fra godkjent polisegrunnlag til oppgjørsrapport for å finne hendelser som mangler. Gå også fra oppgjørslinjene tilbake til gyldig avtalegrunnlag for å finne hendelser som ikke skulle vært med. Kontrollerte stikkprøver kan være nyttige, men omfanget må passe volumet og risikoen i materialet.
En endret provisjonssats bør ha virkningsdato. Et produkt kan ha ny sats for nye avtaler samtidig som gamle avtaler følger tidligere vilkår. Et regneark med bare dagens sats er derfor utilstrekkelig som historisk bevis.
Når tilbakeføringen er uventet
Finn originalpolisen, oppgjøret som ble korrigert og årsaken som forsikringsgiveren oppgir. Sammenlign med godkjent oppsigelse eller endring. Ikke fjern den negative linjen fra importen mens saken undersøkes; behold originalrapporten og merk avviket.
| Mulig årsak | Praktisk kontroll |
|---|---|
| Oppsigelse | Virkningsdato og hvilken periode som korrigeres |
| Delvis premiekorreksjon | Om beregningsgrunnlaget følger godkjent endring |
| Feil provisjonssats | Gyldig avtaleversjon på opprinnelig hendelse |
| Samme tilbakeføring to ganger | Linje-ID og tidligere oppgjør |
| Polise hos feil mottaker | Juridisk part og avtaletilknytning |
Hvis 2 000 av tilbakeføringen på 6 000 bestrides, vis dette som en egen avvikspost. Bankinnbetalingen er fortsatt 44 000. Regnskapsansvarlig bestemmer hvordan den uavklarte delen behandles; avvikslisten skal vise hva som ventes fra motparten.
Etteroppgjør i neste måned
Anta at forsikringsgiveren bekrefter en retting på 2 000 i neste oppgjør. Den nye positive linjen kobles til den opprinnelige negative linjen og avviket. Da kan økonomi vise både hendelsesforløpet og hvorfor månedene fikk ulike beløp.
Bevar opprinnelig rapport, forespørsel om retting, motpartens svar og senere oppgjørsreferanse samlet rundt samme avvik. Unngå å erstatte den gamle filen med en «korrigert» kopi som gjør bankhistorikken vanskelig å forklare.
Fra avstemming til lønnsomhet
Rapporter gjerne ny provisjon, tilbakeføringer og netto eget vederlag som egne størrelser internt. Da ser ledelsen om svakere netto skyldes lavere aktivitet eller flere korreksjoner av tidligere avtaler. Ikke bruk premieinnbetalinger som mål på formidlerens egen omsetning.
Hvis medarbeidernes variable tillegg bruker provisjon som grunnlag, må det være tydelig hvilket godkjent tall som gjelder og hvordan etteroppgjør håndteres. Se lønnsgrunnlaget.
En fullført kontroll gjennom to perioder
Følg den omtvistede delen på 2 000 som en egen kontrollsak. I neste oppgjør kommer det 52 000 i ny provisjon og den bekreftede rettingen på 2 000. Tabellen viser oppgjørskomponenter og bankbevegelser gjennom begge periodene.
| Kontroll | Første periode | Neste periode | Samlet |
|---|---|---|---|
| Ny provisjon | 50 000 | 52 000 | 102 000 |
| Tilbakeføring i oppgjøret | −6 000 | 0 | −6 000 |
| Senere positiv korreksjon | 0 | 2 000 | 2 000 |
| Forventet og mottatt bankoppgjør | 44 000 | 54 000 | 98 000 |
Kontrollsaken følges med en egen bro:
| Kontrollsak | Første periode | Neste periode |
|---|---|---|
| Åpent beløp ved start | 0 | 2 000 |
| Ny omtvistet del | 2 000 | 0 |
| Avklart gjennom dokumentert retting | 0 | −2 000 |
| Åpent beløp ved slutt | 2 000 | 0 |
Kontrollsaken er ikke en ekstra linje som legges til bankbeløpet. Den forklarer hvilken del av en allerede registrert oppgjørslinje som undersøkes. Når korreksjonen på 2 000 kommer, skal den både kunne finnes i neste rapport og lukke saken.
Dersom beløpet allerede er periodisert som et eget krav i regnskapet, brukes oppgjøret til å lukke dette kravet. Ikke inntektsfør det en gang til bare fordi bankinnbetalingen kom senere. Regnskapsansvarlig må derfor vite hva som ble registrert i første periode.
Avtaleversjoner i samme oppgjør
En korreksjon kan gjelde en polise med gammel provisjonsavtale, mens månedens nye poliser følger en ny versjon. Bevar original prisregel, virkningsdato og beregningsgrunnlag på hver berørt linje. Å kontrollere alle linjene mot dagens sats kan gjøre en korrekt historisk korreksjon feil.
En ferdig kontrollpakke bør inneholde originalrapport, avtaleversjon, linje-ID, avviksbeskrivelse, motpartens bekreftelse, senere rettingslinje og referanse til regnskap og bank. La den som kontrollerer kunne finne disse uten å spørre den som importerte filen. Avslutt saken når både oppgjørsbro og regnskap er forklart.
Gjør neste oppgjør enklere
Lag et fast sett med felt, kontroller og avvikskategorier per forsikringsgiver. Prøv importen med en ordinær linje, en tilbakeføring, en senere retting og samme fil to ganger. Ny kjøring skal ikke lage nye poster av allerede mottatte hendelser.
Bruk poliseendringsguiden når endringen berører kunden, eller aksepttesten ved teknisk forbedring. Kontakt oss hvis dere vil ha hjelp med oppgjørsrutinen.
Bruk de avstemte komponentene i kostnad per polise når dere skal vurdere egen lønnsomhet.