Innkjøp og leverandørkontroll i finansforetak

Knytt bestilling, leveranse, faktura og betalingsgodkjenning sammen, særlig for fagsystemer og eksterne administrasjonstjenester.

Store kostnader i et finansforetak følger ofte løpende avtaler om systemer, datakilder og spesialisttjenester. Leverandørreskontroen må derfor kunne forklares mot avtaleregisteret. En faktura som er matematisk riktig, kan fortsatt gjelde feil periode eller feil juridisk enhet.

Prisøkning uten volumendring

En illustrert systemavtale øker fra 25 000 til 29 000 kroner per måned. Kontroller avtalegrunnlag og virkningsdato før godkjenning. Sammenlign med godkjent budsjett, og dokumenter hvorfor endringen gjelder. Ikke godkjenn automatisk bare fordi beløpet ligger under en generell fullmaktsgrense.

Kontonummerendring er en separat kontroll

En e-post om ny bankkonto skal ikke være eneste grunnlag for å endre leverandørregisteret. Bruk en kjent, uavhengig kontaktvei og dokumenter kontrollen. La endring av mottakeropplysninger og godkjenning av betalingen være adskilte handlinger når fullmaktsmodellen krever det.

Følg opp manglende leveranser

Hvis fakturaen gjelder en milepæl som ikke er akseptert, registrer avvik med kontraktsreferanse og ansvarlig. Ikke la økonomi alene godkjenne en teknisk leveranse de ikke har grunnlag for å vurdere. Kritiske leverandøravtaler trenger dessuten foretakets særskilte risikovurdering og godkjente styringsløp.

Neste arbeidssteg

• Oppstart av regnskaps- og systemoppdrag
• Utstyr, programvare og kostnadsperioder

Når en ny system- eller dataavtale følger økt kundevolum, se den sammen med tjenesteprisen og kapasitetsplanen.