Utstyr, programvare og kostnadsperioder
Hold oversikt over driftsutstyr, systemavtaler og leveranser slik at økonomi kan vurdere riktig behandling og kostnadsperiode.
Foretaket kan ha datamaskiner, møteromsutstyr, programvareavtaler og utviklingsleveranser. Disse skal ikke behandles likt bare fordi samme IT-leverandør fakturerer alt. Bevar bestilling, leveranse og hvilken enhet som har nytten og avtaleforpliktelsen.
Samme faktura, ulike leveranser
En illustrert faktura inneholder 60 000 kroner for utstyr, 24 000 for årsabonnement og 40 000 for tilpasning. Legg ved leveransebeskrivelse og periode for hver del, slik at regnskapsføreren kan behandle utstyr, abonnement og tilpasning riktig.
| Register | Hva bør finnes? |
|---|---|
| Fysisk utstyr | Identitet, bruker, plassering og returstatus |
| Abonnement | Avtalepart, periode og fornyelse |
| Tilpasning | Bestilt leveranse, rettigheter og aksept |
| Avvikling | Oppsigelse, dataeksport og avslutningskostnad |
Oppsigelse stopper ikke alltid kostnaden
Kontroller oppsigelsesfrist, binding, gjenstående leveranser og fakturering etter opphør. Et abonnement kan være fjernet fra intern oversikt mens avtalen fortsatt løper. Sammenlign avtaleregisteret med leverandørfakturaene ved hver større avslutning.
Utstyr ved rollebytte
Når en medarbeider slutter, må fysisk retur og tilgangsstenging følges hver for seg. Utstyrslisten bør vise hva som er levert tilbake, hva som mangler og hvem som følger opp. Den trenger ikke lagre personlige filer. Før utstyr ombrukes eller avhendes, følges foretakets godkjente rutine for data og sikkerhet.