Bytte regnskapsfører i finansforetaket
Planlegg overtakelsen av regnskap, lønn og avstemming med klar skjæringsdato, brukbar historikk og ansvar for åpne poster.
Et regnskapsførerbytte er enklere når dere bestemmer hvilken periode den nye rutinen skal begynne med, og hva som må være avstemt før den overtas. Start med en oversikt over selskaper, lønn, fagsystemer og nærmeste leveranser. Det samme gjelder når foretaket setter bort regnskap for første gang.
Velg en overgang som passer driften
En overgang ved månedsskifte kan være praktisk, men datoen alene løser ikke åpne oppgaver. Et provisjonsoppgjør kan komme etterskuddsvis, og en lånekorreksjon kan gjelde en tidligere måned. Avtal hvem som behandler slike hendelser etter overgangen.
| Oppgave | Beslutning før byttet |
|---|---|
| Løpende bokføring | Siste periode hos gammel og første hos ny regnskapsfører |
| Lønn | Hvem kjører neste lønn, og hvilket grunnlag overleveres? |
| Underregistre | Hvilket uttrekk er godkjent inngående grunnlag? |
| Årsoppgjør | Hvem fullfører året og følger opp tidligere dokumentasjon? |
| Etterslep | Hvem retter, og når skal det være ferdig? |
Ikke si opp lesetilgang til gammelt system før eksport og dokumenter er kontrollert. En saldobalanse kan være nok til å etablere åpningstall, men den forklarer ikke en gammel åpen faktura eller en senere korreksjon.
Dette bør følge med
Samle materialet gjennom en egnet kanal. Bruk en leveranseliste slik at begge parter kan se hva som er mottatt og hva som gjenstår.
- Enhetsoversikt: selskaper, organisasjonsnumre, bankkonti og hvilke systemer hvert selskap bruker.
- Regnskapsgrunnlag: saldobalanse, hovedbok og spesifikasjon av åpne kunde- og leverandørposter.
- Avstemminger: bank, relevante balanseposter og godkjente summer fra låne-, polise- eller oppgjørssystem.
- Lønn: arbeidsforhold, godkjente faste og variable grunnlag, tidligere kjøringer og nødvendige oppfølgingsposter.
- Avtaler og historikk: dokumentreferanser, prisversjoner og beslutninger som forklarer vesentlige poster.
- Åpne avvik: beløp, kilde, ansvarlig og neste handling.
Gi hver fil en tydelig periode og versjon. «Siste eksport» er en dårlig filbeskrivelse hvis en ny eksport kommer dagen etter.
Eksempel på et bytte med åpne poster
Et formidlingsforetak bytter etter april. April er avstemt, men et provisjonsoppgjør for april mottas i mai. Gammel regnskapsfører har også en uavklart differanse på 5 000 kroner fra mars.
En brukbar overlevering skiller disse oppgavene:
| Post | Behandling i overleveringen |
|---|---|
| Avstemt april | Godkjent grunnlag og rapportversjon beholdes |
| Provisjonsoppgjør mottatt i mai | Ny regnskapsfører mottar filen og følger avtalt periodebehandling |
| Differanse fra mars | Gammel leverandørs grunnlag og navngitt retteløp følger avvikslisten |
Den nye leverandøren skal kunne se at differansen finnes. Den skal ikke skjules i en samlet åpningspost uten forklaring. Om gammelt eller nytt team utfører rettingen, avtales eksplisitt.
Skill opprydding fra ordinær drift
Manglende fakturaer kan innhentes. En feil import må undersøkes teknisk. En faglig vurdering av en investering trenger et annet grunnlag. Sorter etterslepet etter årsak før dere bestiller arbeidet, og gi de eldste eller mest konsekvensfulle postene en konkret oppfølger.
Dette gjør også prisen mer forståelig. Løpende regnskap kan beskrives som en fast rutine, mens innhenting av historikk og retting av feil beskrives som en egen leveranse.
Prøv den første måneden før dere avslutter overtakelsen
Velg én leverandørfaktura, én lønnskjøring og ett oppgjør fra fagsystemet. Følg dem fra grunnlag til regnskap og bank. Kontroller både antall poster og beløp, og se at den nye ansvarlige kan finne dokumentasjonen uten å kontakte den som satte opp importen.
Overtakelsen er klar når inngående tall er bekreftet, åpne avvik er fordelt og første leveranse kan gjentas. Månedsavslutningen gir en rutine for det videre arbeidet. Ved samtidig systembytte bør dere også følge migreringsplanen.
Vil dere ha hjelp med byttet? Kontakt Valir og oppgi gjerne dagens system, ønsket overgang og om lønn er med.