Migrer saldoer og åpne poster kontrollert
Planlegg flytting av historikk, åpningsbalanser og nye hendelser med prøvelast og avstemming. Hold kontroll på data som kommer under overgangen.
Bestem først hva dere skal flytte: historiske hendelser, åpningssaldoer, åpne poster eller godkjente periodetotaler. Disse kan kombineres, men må ikke registrere samme økonomiske bevegelse to ganger. Valget påvirker også hva dere fortsatt må kunne lese i gammel løsning.
Del flyttingen i tre datasett
| Datasett | Spørsmål før eksport |
|---|---|
| Historikk | Skal den være søkbar dokumentasjon eller nye regnskapsposter? |
| Åpning | Hvilke saldoer og åpne poster gjelder på skjæringsdatoen? |
| Nye hendelser | Hva oppstår etter skjæringsdatoen, og hvor skal det behandles? |
Et kunderegister er heller ikke nok til å flytte kunde- og leverandørreskontro. Åpne poster må beholde referanser, datoer og restbeløp slik at senere betaling kan kobles riktig.
Eksempel: unngå dobbelt hovedstol
En portefølje har godkjent hovedstol på 2 000 000 kroner ved overgangen. Dette tas inn som åpningssaldo. Hvis alle tidligere utbetalinger og avdrag også importeres som nye bevegelser, kan den samme saldoen bli registrert en gang til.
Beskriv derfor eksplisitt om historikkfilen er til oppslag eller postering. For hver fil skal det gå fram hvilken periode den dekker, hvilke hendelser som allerede inngår i åpningstallene og hvilken kontrollsum som forventes etter import.
Prøvelast før full flytting
Bruk et lite, syntetisk datasett som inneholder en aktiv avtale, en avsluttet avtale, en delbetaling, en korreksjon og en åpen post. Kontroller dataenes betydning, ikke bare om filen kan leses.
| Kontroll | Bevis etter prøven |
|---|---|
| Enheter | Ingen poster ligger i feil selskap |
| Identitet | Hendelser kan knyttes til kilde og originalreferanse |
| Beløp | Summer stemmer per valuta og komponent |
| Antall | Godkjente og avviste poster kan telles |
| Åpne poster | Senere betaling finner riktig rest |
| Historikk | Dokument og tidligere hendelse kan hentes |
Hvis to av hundre poster avvises, må de to være identifisert og ha et eget retteløp. En ny import skal ikke opprette de 98 godkjente postene på nytt.
Sett et kjent skjæringstidspunkt
Avtal når grunnlaget eksporteres og hvordan nye hendelser håndteres mens flyttingen pågår. Den som eier kildesystemet må kunne bekrefte uttrekket. Hvis det kommer rettinger etterpå, leveres de med ny versjon eller en definert endringsfil.
Et eksempel: uttrekket gjøres fredag, men betalinger mottas mandag før produksjonsstart tirsdag. Disse må inn gjennom et avtalt tilleggsløp. Ikke la dem ligge igjen i gammelt system eller bli registrert manuelt og deretter importert en gang til.
Bestem stoppkriteriet før produksjonsstart
Gå videre når kontrollsummer, åpne poster og historikk er godkjent, og gjenstående avvik er vurdert. Stopp dersom feil juridisk enhet, manglende identitet eller ukjent importstatus gjør det umulig å avstemme. Slike feil blir vanligvis dyrere etter at løpende drift er startet.
Tilbakeføringsplanen må beskrive hva dere gjør med nye hendelser i den nye løsningen. Å gjenopprette en gammel kopi er utilstrekkelig hvis betalinger er behandlet i mellomtiden. Hold oversikt over hvilke hendelser som faktisk har skjedd, og hvordan de skal tas med ved en kontrollert gjenopptakelse.
Etter overgangen
Avstem den første ordinære perioden og kontroller at inngående tall stemmer med godkjent åpning. La den nye driftsansvarlige utføre en eksport og finne originaldokumentasjon uten hjelp fra prosjektet. Fjern gamle overføringer og tilganger først når de avtalte oppgavene er overtatt og historikken er sikret.
Datamodellen hjelper med feltlisten. Leverandørexit dekker dokumentasjon og avslutning, mens regnskapsførerbyttet dekker overtakelsen av selve økonomiarbeidet.