Håndter ufordelte lånebetalinger
Følg innbetalinger uten sikker avtaletilknytning fra mottak til godkjent fordeling eller kontrollert tilbakebetaling.
En innbetaling uten sikker lånetilknytning skal ikke fordeles til det første lånet med lignende beløp. Opprett en avvikspost med bankreferanse, mottaksdato, valuta og beløp. Opplysningene må kunne undersøkes uten at unødvendige personopplysninger kopieres til frie notatfelt.
Eksempel med samme beløp på to avtaler
To kunder skal betale 8 000 kroner samme dag. Banken viser én innbetaling på 8 000 uten gyldig referanse. Beløp og dato er derfor utilstrekkelig som match. Bruk autorisert oppfølging av betaler og lånegrunnlag; ikke gjett ut fra navn alene.
| Tilstand | Neste handling | Godkjenning |
|---|---|---|
| Ukjent avtale | Undersøk original bankreferanse | Avviksansvarlig |
| Sannsynlig tilknytning | Bekreft mot dokumentert grunnlag | Etter fastsatt fullmakt |
| Feilbetaling | Vurder sikker tilbakeføring | Separat utbetalingskontroll |
Gjør alderen synlig
En ventepost bør ha eier og neste kontrollpunkt. Vis antall poster, eldste mottaksdato og sum per valuta ved periodeslutt. Et lavt nettobeløp kan skjule mange positive og negative feil.
Ved senere fordeling skal betalingsdato og fordelingsdato fortsatt skilles. Det gjør det mulig å forklare hvorfor bankavstemmingen var riktig mens låneunderregisteret endret seg senere. Bevar koblingen til den opprinnelige posten, og merk saken avsluttet først når både underregister og regnskap er oppdatert.
Ikke automatiser en usikker identitet
Automatisk matching kan foreslå kandidater. Når referansen ikke er entydig, kreves et kontrollert unntak. Test at systemet stopper ved to mulige treff og at en ny import av samme banklinje ikke oppretter en ny ventepost.