Avstem lånesaldo mot hovedbok
Finn forskjellen mellom lånesystem og hovedbok med en saldobro, kontroll per avtale og et retteløp som også virker neste måned.
En bankkonto kan stemme selv om lånesaldoen er feil. Avstem derfor hovedstolens bevegelser i lånesystemet før du sammenligner totalen med hovedboken. Velg samme juridiske långiver, periode og tidspunkt i begge uttrekk.
Avklar hvilken saldo du sammenligner
Kontraktsmessig hovedstol, påløpte renter, ufordelte betalinger og regnskapsmessige justeringer er ulike størrelser. Behold dem som egne komponenter i avstemmingen. Hvis hovedboken inneholder justeringer som underregisteret ikke viser, må sammenligningen ha en dokumentert bro mellom dem.
Start med én komponent. Tabellen under gjelder bare hovedstol, slik at renter og gebyrer ikke kan skjule en feil i avdragsfordelingen.
| Bevegelse i perioden | Kroner | Dokumentasjon |
|---|---|---|
| Inngående hovedstol | 2 000 000 | Godkjent forrige periode |
| Nye utbetalinger | 300 000 | Utbetalingsliste mot bank |
| Avdrag | −180 000 | Godkjent betalingsfordeling |
| Forventet utgående hovedstol | 2 120 000 | Beregnet bevegelsesbro |
| Hovedbok | 2 115 000 | Samme enhet og skjæringsdato |
| Underregister minus hovedbok | 5 000 | Må forklares før kontrollen lukkes |
Ikke legg en uspesifisert motpost mot inntekt for å få totalene like. Det kan få månedens kontroll til å se riktig ut, samtidig som feilen kommer tilbake ved neste import.
Gå fra total til hendelsestype
Del periodens bevegelser i nye lån, utbetalinger, avdrag, omfordelinger, innfrielser og godkjente korreksjoner. Sammenlign antall hendelser og beløp per type. Et avvik kan bestå av to feil med motsatt fortegn; derfor må også brutto bevegelse og antall forklares.
| Funnet forskjell | Undersøk først |
|---|---|
| Utbetaling finnes bare i banken | Godkjenning, låne-ID og importstatus |
| Avdrag finnes bare i hovedboken | Feil enhet eller manglende fordeling i lånesystemet |
| Samme hendelse finnes to ganger | Kilde-ID og resultat fra tidligere kjøring |
| Beløpet stemmer, datoen avviker | Hendelsesdato, bokføringsdato og status ved uttrekk |
| Bare én avtale er feil | Betalingskomponent eller manuell korreksjon |
Når en hendelsestype er identifisert, kan du begrense undersøkelsen til berørte avtaler i stedet for å gå gjennom hele porteføljen manuelt.
Slik kan differansen på 5 000 oppstå
Anta at 5 000 kroner er mottatt og står ufordelt i lånesystemet. Hovedboken har allerede redusert hovedstolen. Banken er riktig avstemt, men underregisterets hovedstol er fortsatt 5 000 høyere enn den ellers ville vært.
Neste steg er å finne riktig avtale og få fordelingen godkjent. Selve fordelingen er en ny registerhendelse uten ny bankbevegelse. Integrasjonen må vite at bankposten allerede finnes, ellers kan rettingen redusere hovedstolen dobbelt.
Avklar derfor før retting:
- Hvor ble den opprinnelige bankbetalingen ført?
- Hvilken hovedstol og hvilken ventepost berøres av fordelingen?
- Hvilke nye hendelser vil lånesystemet sende til regnskapet?
- Kreves en reversering eller bare en dokumentert omfordeling?
Riktig svar avhenger av det eksisterende oppsettet. Kontroller den faktiske posteringen i begge systemer; ikke bruk en standardretting uten å undersøke hva som allerede er ført.
Bevar før- og etterkontrollen
Rettelisten bør ha avtale-ID, originalhendelse, feilårsak, godkjent retting og referanse til ny post. Kjør samme avstemming på nytt etterpå. En endring i uttrekksfilteret må ikke bli forklaringen på at differansen forsvant.
Kontroller at inngående hovedstol i neste periode samsvarer med den godkjente utgående saldoen. Ta også med en innfridd avtale som kontroll: den skal ikke få ny ordinær bevegelse uten gyldig grunnlag.
Når kontrollen kan avsluttes
Bevegelsesbroen skal forklare både totalen og avtalene som avvek. Renter, gebyrer og faglig godkjente verdijusteringer avstemmes i sine egne spor. Alle gjenstående forskjeller skal stå på en åpen liste med eier og neste handling.
Gå videre til renter og gebyrer og ufordelte betalinger. Hvis selve overføringen lager forskjellen, bruk feilrettingsguiden.