Fra betalingsavvik til dokumentert tapsgrunnlag
Samle dokumenterte hendelser for økonomifunksjonen uten at en purringsstatus automatisk blir et regnskapsmessig tap.
Et forfalt lån, en tvist og en regnskapsmessig tapsvurdering er forskjellige forhold. Økonomifunksjonen trenger et kontrollert grunnlag for faglig vurdering, men skal ikke la en teknisk status i saksbehandlingen avgjøre regnskapsføringen alene.
Samle hendelser, ikke bare status
En avtale med 90 000 kroner i registrert hovedstol kan ha en omtvistet rentepost på 2 000. Hvis hele avtalen merkes som «tap», forsvinner forskjellen mellom omtvistet komponent og øvrig fordring.
| Opplysning | Hvorfor den trengs |
|---|---|
| Forfallsdato og betalingshistorikk | Forløp og alder |
| Avtaleendringer | Godkjente endringer i kravgrunnlag |
| Tvist og dokumentreferanse | Hva som faktisk bestrides |
| Godkjent vurdering | Hvem som bestemte behandling og dato |
Et kontrollert vurderingsløp
Saksansvarlig leverer dokumenterte forhold. Regnskapsfaglig ansvarlig bestemmer behandling etter relevante prinsipper. Beslutningen kobles til avtalen og perioden, og teknisk ansvarlig sørger for at godkjente justeringer kommer riktig over.
Vurder også hvordan senere betaling skal registreres. Den må kunne spores tilbake til tidligere vurdering uten å gjenåpne en gammel periode automatisk. Et system som bare har ett felt for «restsaldo», kan trenge separate verdier for kontraktsgrunnlag og regnskapsmessig verdi.
Rapporter avvikene samlet
Lag en liste over saker som mangler vurdering, saker der regnskap og underregister bruker ulik dato, og saker med betaling etter vurderingen. Oppfølgingen skal ha navngitt eier. La foretakets ansvarlige for tapsvurderingen godkjenne grunnlaget før økonomi behandler endringen.