Avstem kundens innskudd som bankens forpliktelse
Kontroller innskuddsunderregister, renter og ufordelte bankhendelser uten å blande kundesaldoer med bankens egne disponible driftsmidler.
En banks kundekonto beskriver en forpliktelse overfor kunden, ikke bankens salgsinntekt. Avstemming må følge kunderegister, betalingshendelser og hovedbok ved samme skjæringstidspunkt. En oversikt over bankens egne konti er ikke nok.
En enkel saldobro
Et illustrert innskuddsregister har inngående saldo 5 000 000 kroner. Nye innskudd er 800 000 og uttak 650 000. Før eventuelle renter og andre godkjente komponenter er utgående saldo 5 150 000. Avstem komponentene hver for seg slik at feil ikke utligner hverandre.
| Del av kontrollen | Må dokumenteres |
|---|---|
| Inngående saldo | Godkjent forrige periode |
| Innskudd og uttak | Entydig hendelse og kundekonto |
| Renter og gebyrer | Godkjent beregning og avtalegrunnlag |
| Ufordelte hendelser | Åpen liste med ansvarlig oppfølging |
| Utgående saldo | Registersum mot riktig hovedbokskonto |
Skjæringstidspunktet er avgjørende
En betalingshendelse kan være mottatt i ett system før den er endelig behandlet i et annet. Definer hvilke statuser som inngår i uttrekket, og bevar oppgjørsdato og registreringsdato. Hvis to kontroller bruker ulik tid, kan et reelt tidsavvik se ut som bokføringsfeil.
Få avviket tilbake til riktig kilde
Registrer kundekonto, hendelsesreferanse, komponent og dato når en differanse finnes. La den ansvarlige for kilderegisteret bekrefte korrigeringen, og avstem både kundesaldo og hovedbok på nytt. Da kan neste kontroll starte fra en forklart saldo.