Velg økonomisystem rundt finansforetakets fagsystem

Sammenlign økonomisystemer med konkrete hendelser, kontrollkrav og total arbeidsmengde. Finn ut hva dere kan beholde og hva som bør endres.

Velg økonomisystem ved å prøve den økonomiflyten dere faktisk har. Et system kan håndtere ordinære bilag og lønn godt, men fortsatt kreve for mye manuelt arbeid med et provisjonsoppgjør eller en lånefil. Start med hendelsene, og vurder deretter produktene.

Må dere egentlig bytte?

Finn ut hvor problemet oppstår. Hvis grunnlaget allerede er feil i fagsystemet, vil samme fil gi samme feil i et nytt økonomisystem. Hvis filen er riktig, men koblingen mister hendelsesreferansen, kan det være overføringen som bør forbedres.

Vurder en forbedring av dagens flyt opp mot et bytte. Begge alternativer bør ha beskrevet arbeidsmengde, test og videre drift.

Del kravene mellom systemene

Fagsystemet eier typisk detaljgrunnlaget for lån, polise eller sak. Økonomisystemet må motta godkjente hendelser eller summer som kan avstemmes. Definer hvor originaldokumentasjon finnes, og hvordan en regnskapspost kan spores tilbake uten å kopiere unødvendige kundedata.

Skriv kravene som spørsmål med et konkret akseptbevis:

Regneeksempel for forsikringsformidleren

Et foretak mottar rapporter fra tre forsikringsgivere. Månedens materiale har 50 000 kroner i ny provisjon og 6 000 i tilbakeføring. En aktuell løsning skal vise begge komponentene og bankoppgjøret på 44 000.

Prøv dessuten en tilbakeføring fra tidligere periode og en ny fil der to linjer blir avvist. Kan økonomi se hvilke linjer som mangler, og kan de sendes på nytt uten at resten dobles? Hvis prøven krever en manuell summering som ingen kan gjenta, er leveransen ikke godt nok dokumentert.

Skill nødvendige krav fra ønsker

Et nødvendig krav stopper en kritisk oppgave hvis det ikke er oppfylt. Et ønske kan spare tid, men ha en akseptabel manuell rutine. Marker dette før demonstrasjonen, slik at et flott dashboard ikke veier opp for manglende kontroll på enheter eller duplikater.

For et lite formidlingsforetak kan det være forsvarlig med en kontrollert månedsfil. For større eller hyppigere oppgjør kan kravet være en annen overføringsrytme og bedre automatisert statuskontroll. Velg etter faktisk volum og konsekvens, ikke etter at «API» høres bedre ut enn fil.

Regn på arbeidet etter oppstart

Sammenlign minst disse kostnadene:

• lisens og nødvendige moduler
• datarydding og flytting av historikk
• oppsett eller utvikling av overføring
• manuelle kontroller og avvik hver periode
• vedlikehold når kildeformat eller avtale endres
• eksport og overgangshjelp ved senere leverandørbytte

Bruk samme forutsetninger for alle alternativene. Ti minutter manuell kontroll av et stabilt grunnlag er en annen kostnad enn flere timer med rekonstruksjon hver måned.

Hvem må delta i valget?

Økonomiansvarlig må se at tallene kan avstemmes og brukes. Fagansvarlig må bekrefte betydningen av hendelsene som leveres. Teknisk ansvarlig må kontrollere overføring, tilganger og feilretting. Den som skal drive løsningen etterpå, bør kunne følge dokumentasjonen uten å være med i utviklingen.

Vil dere bytte økonomisystem, kan vi sette opp ReAI og prøve overføringen fra fagsystemet med avtalte hendelser. Se hvordan Valir hjelper med regnskap og teknisk gjennomføring.

Før produksjon bruker dere aksepttesten. Ved bytte følger dere migreringsplanen.