Budsjett og fri likviditet for operatøren
Lag en betalingsplan for foretakets egne midler med tidspunkt, usikkerhet og tiltak. Skill inntekt og resultat fra penger som faktisk er tilgjengelige.
Likviditetsplanen skal vise om foretaket kan betale egne forfall når de kommer. Start med frie bankmidler, forventede egne innbetalinger og godkjente driftsutbetalinger. Klient- og fondsmidler holdes i sine egne spor.
Vis forfall, ikke bare månedssummer
Et månedsbudsjett kan gå i balanse selv om lønn forfaller før innbetalingene kommer. Fordel derfor de største beløpene på uker eller datoer. Detaljnivået må være godt nok til å se når et underskudd oppstår.
| Regneeksempel for fire uker | Kroner |
|---|---|
| Frie bankmidler ved start | 300 000 |
| Forventede egne innbetalinger | 200 000 |
| Planlagte driftsutbetalinger | −420 000 |
| Forventet sluttbeholdning | 80 000 |
| Sluttbeholdning hvis 100 000 kommer senere | −20 000 |
Det forsiktige forløpet viser et finansieringsbehov selv om normalplanen ser positiv ut. Finn dessuten hvilken uke beholdningen er lavest. En positiv sluttbeholdning er ikke nok hvis kontoen er i minus før en stor betaling kommer inn.
Merk hver innbetaling med grunnlag
Skill mellom utstedt faktura, godkjent men ikke fakturert honorar og forventning om nytt salg. De har ulik sikkerhet. En innbetaling fra et provisjonsoppgjør kan dessuten bli lavere enn ny provisjon fordi tidligere avtaler korrigeres.
For hver stor post bør planen vise forventet dato, kilde, ansvarlig og hvorfor beløpet er sannsynlig. Oppdater betalingsdato når ny informasjon kommer, og bevar forrige plan slik at avvik kan forklares.
Resultat, faktura og kontanter er ulike spor
Et abonnement fakturert på forskudd kan gi kontanter før tjenesteperioden er ferdig. En systemfaktura kan gjelde flere måneder, men betales på én dato. Regnskapsansvarlig fastsetter periodebehandlingen; likviditetsplanen bruker forventet faktisk betaling.
Hvis en kundebetaling dekker et omtvistet honorar, må planen vise usikkerheten. Ikke bruk hele fakturabeløpet som sikker kontantstrøm bare fordi det står i reskontroen.
Velg tiltak før gapet oppstår
| Årsak til gap | Praktisk oppfølging |
|---|---|
| Sen fakturering | Fullfør godkjent grunnlag og følg avtalt fakturarytme |
| Kundebetaling forsinket | Bekreft status og oppdater forventet dato |
| Stor systembetaling | Kontroller avtalen og avklar betalingsmulighet med leverandør |
| Høye oppstartskostnader | Vis prosjektet separat og juster framdrift der det er mulig |
| Varig lav margin | Vurder pris, kapasitet eller leveranseinnhold |
Ikke forbedre planen bare ved å flytte forfall uten at det finnes en faktisk avtale eller beslutning. Tiltaket må ha en eier som kan gjennomføre det.
Sammenlign prognosen med faktisk bank
Ved neste oppdatering forklarer dere hvilke forventninger som slo til, hvilke betalinger som flyttet seg og hvilke nye poster som kom til. Da blir planen gradvis mer treffsikker. Behold samme definisjon av frie midler hver gang; ellers kan tallene se bedre ut fordi andres penger er tatt med.
For regulerte foretak er dette en driftsprognose i tillegg til de særskilte beregningene foretaket må ha. Bruk lønnsomhetsrapporten til å forstå varige gap, og styrepakken til å dokumentere beslutningene.