Forbered årsoppgjøret i finansforetaket
Samle avstemminger, avtaler og faggrunnlag til årsoppgjøret. Finn det som mangler før tallene låses og dokumentasjonen skal leveres videre.
Årsoppgjøret går lettere når hver vesentlig saldo har en forklaring og en dokumentreferanse. Start med siste månedsavstemming, og legg til hendelser og vurderinger som krever særskilt gjennomgang ved årsslutt. Det reduserer innhenting og rekonstruksjon senere.
Lag en leveranseliste per juridisk enhet
Et finansforetak kan ha mange økonomiske spor. Listen må vise hvilke som gjelder det konkrete selskapet: egne driftskostnader, lån, investeringer, provisjon, premie eller klientoppgjør. Fondets grunnlag og forvalterens selskapsregnskap skal ikke blandes i én mappe uten tydelig eier.
| Område | Underlag til årsarbeidet |
|---|---|
| Bank | Saldo, periodens siste avstemming og åpne betalinger |
| Kunde og leverandør | Åpne poster med restbeløp og forklaring på gamle avvik |
| Fagregistre | Godkjent uttrekk og bro mot regnskapet |
| Avtaler | Prisversjoner, endringer og avsluttede oppdrag |
| Lønn | Avstemte kjøringer og poster som krever oppfølging |
| Investeringer | Transaksjoner, beholdning og godkjent verdigrunnlag |
| Mellomværende | Motpart, dokumentasjon og avstemt saldo |
Angi hvem som leverer hver del, og når materialet ventes. Frister for innsendinger og særskilt rapportering hører hjemme i foretakets oppdaterte fristoversikt; dokumentlisten bør vise hvilke leveranser de avhenger av.
Se spesielt på hendelser nær årsskiftet
Handelsdato, leveransedato, oppgjørsdato og bokføringsdato kan være forskjellige. Bevar datoene som trengs for at regnskapsansvarlig kan bestemme riktig periode. En betaling i januar kan gjelde en leveranse eller et oppgjør fra desember.
Gå gjennom fakturaer og kreditnotaer mottatt etter årsskiftet, sene provisjonsoppgjør og endringer i avtaler som påvirker tidligere periode. Ikke bruk bankdato som universelt svar på hvilket år en post gjelder.
Eksempel med en sen honorarkorreksjon
Et forvalterselskap har avstemt et honorargrunnlag på 300 000 kroner. Etter årsskiftet mottas en godkjent korreksjon på −20 000 som gjelder samme leveranseperiode.
Regnskapsansvarlig vurderer periodebehandlingen på grunnlag av avtale og hendelsesforløp. Dokumentasjonen bør uansett vise:
- opprinnelig beregning og avtaleversjon
- årsaken til endringen og dato for godkjenning
- hvilket regnskap og hvilken periode rettingen er behandlet i
- kobling mellom eventuell kreditnota, reskontro og betaling
Da kan neste ansvarlige følge beløpet uten å lete i personlige e-posttråder eller gjette ut fra en samlet hovedbokstekst.
Gamle poster må ha en konklusjon
En gammel differanse kan være en tidsforskjell som aldri ble fulgt opp, manglende dokumentasjon eller en faktisk feil. Sorter dem etter årsak. Et stort antall små poster kan kreve mer arbeid enn én godt dokumentert stor post.
For hver vesentlig post skal det gå fram om den er avklart, venter på dokumentasjon eller krever faglig beslutning. Verdivurderinger og særskilte beregninger må leveres av navngitte ansvarlige. Økonomi bør kjenne hvilken versjon som er godkjent og hvilke tall som fortsatt er foreløpige.
Et grunnlag som kan overleveres
Bruk faste referanser mellom rapport, avstemming og dokument. Bevar originalmateriale og senere rettinger som et kjent forløp. Én kontrollert rapportversjon er mer nyttig enn flere filer med navn som «endelig» og «endelig ny».
Ved revisjon eller annen kontroll skal dere kunne hente dokumentene som forklarer posten. Samle dokumentlisten med hvem som leverer, kontrollerer og fullfører hver oppgave. Vi hjelper med årsregnskap, skattemelding og dokumentasjon fra de løpende avstemmingene.
Start med månedsavslutningen. Har dere byttet leverandør, bruk overtakelseslisten. Ta kontakt hvis dere vil ha hjelp til å samle eller rydde materialet.